আপনাকে কি পেমেন্ট লেটারের জন্য অনুরোধ লিখতে হবে? ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করা এবং তাদের বিল পরিশোধ করার জন্য বলা অপ্রীতিকর কারণ, যারা ব্যবসার মালিক এবং পরিচালনা করে তাদের অবশ্যই সময়ে সময়ে করতে হয়। এখানে দেওয়া অক্ষর টেমপ্লেট ব্যবহার করতে, কেবল নীচের ছবিতে ক্লিক করুন। নথিটি একটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে খুলবে যা আপনি প্রয়োজন অনুসারে সম্পাদনা, সংরক্ষণ এবং মুদ্রণ করতে পারবেন। এই নথিটি কীভাবে ব্যবহার করবেন সে বিষয়ে সহায়তার প্রয়োজন হলে Adobe প্রিন্টেবলের জন্য এই নির্দেশিকাটি ব্যবহার করুন৷
ব্যালেন্সের পরিমাণ পরিশোধের জন্য অনুরোধ পত্র
আপনি যদি একটি বকেয়া ব্যালেন্স পেমেন্ট অনুরোধ পত্র লিখতে চান তাহলে এই টেমপ্লেটটি ব্যবহার করুন।
ক্লায়েন্টের কাছে অগ্রিম অর্থপ্রদানের অনুরোধ পত্র
এই টেমপ্লেটটি এমন পরিস্থিতিতে ব্যবহার করুন যেখানে একজন ক্লায়েন্ট আপনার সাথে পণ্য বা পরিষেবা প্রদানের জন্য চুক্তিবদ্ধ হয়েছে যার জন্য অগ্রিম অর্থপ্রদান প্রয়োজন।
পেমেন্ট রিলিজের জন্য অনুরোধ পত্র
এই নমুনা চিঠিটি একটি লেনদেনের সমাপ্তির জন্য মুলতুবি থাকা একটি অর্থপ্রদানের রিলিজের অনুরোধের জন্য একটি প্রারম্ভিক বিন্দু হিসাবে ব্যবহার করুন৷
একটি অর্থপ্রদানের অনুরোধ পত্রের জন্য টিপস লেখা
আপনি আপনার পরিস্থিতির সাথে মেলে টেমপ্লেটের তথ্য সামঞ্জস্য করা উচিত, এটি একটি উপযুক্ত টোন ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ এবং দস্তাবেজটি পেশাদারভাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ৷
একটি উপযুক্ত টোন ব্যবহার করুন
যখন একটি ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকের কাছে একটি চিঠি পাঠানোর জন্য অর্থপ্রদানের অনুরোধ করা হয়, তখন একটি ইতিবাচক, পেশাদার টোন বজায় রেখে আপনার পয়েন্ট যতটা সম্ভব স্পষ্টভাবে জানানো অপরিহার্য। এমন একটি প্রথম বা দ্বিতীয় অনুরোধ পাঠাবেন না যা এতটাই নেতিবাচক যে ক্লায়েন্ট আক্রমণ করেছে। যদি স্বর খুব কঠোর হয়, তাহলে ক্লায়েন্ট মনে করতে পারে আপনার ব্যবসার সাথে সম্পর্ক চালিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করার কোন মানে নেই। যখন এটি ঘটে, তখন একটি ঝুঁকি থাকে যে ক্লায়েন্ট বিল পরিশোধ না করা বেছে নেবে, কারণ সে সম্পর্ক রক্ষার বিষয়ে উদ্বিগ্ন নয়৷
প্রফেশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করুন
আপনি যদি মেল বা ফ্যাক্সের মাধ্যমে একটি অর্থপ্রদানের অনুরোধ পত্র পাঠান তবে কোম্পানির লেটারহেড এবং একটি আদর্শ ব্যবসায়িক চিঠি বিন্যাস ব্যবহার করুন। আপনার কোম্পানির চিঠিপত্রের পদ্ধতির উপর নির্ভর করে, ইমেলের মাধ্যমে চিঠিটি প্রেরণ করা আপনার পক্ষে গ্রহণযোগ্য হতে পারে। যদি তাই হয়, তাহলে সংযুক্তি ফাইলের পরিবর্তে ইমেল বার্তার মূল অংশে চিঠিটি অন্তর্ভুক্ত করা ভাল।একটি ইমেল বার্তার জন্য একটি লেটারহেড টেমপ্লেট তৈরি করার প্রয়োজন নেই, তবে আপনার অফিসিয়াল কোম্পানির ইমেল স্বাক্ষরের সাথে যোগাযোগ বন্ধ করা উচিত।
অনুসরণ করা হচ্ছে
আপনি যদি অতীতের বকেয়া অ্যাকাউন্টে একটি অর্থপ্রদানের অনুরোধ পত্র পাঠান এবং আপনি 30 দিনের মধ্যে প্রাপকের কাছ থেকে ফিরে না পান, তাহলে একটি ফলো-আপ ফোন কল করার কথা বিবেচনা করুন। চিঠির মতো, এটি একটি ইতিবাচক স্বন বজায় রাখা উপযুক্ত। বিল পরিশোধের জন্য দায়ী ব্যক্তির সাথে সরাসরি কথা বলার চেষ্টা করুন এবং চিঠির প্রাপ্তি নিশ্চিত করুন। আপনি যদি দায়ী পক্ষের সাথে কথা বলতে সক্ষম হন, তাহলে টেলিফোন বা অনলাইনের মাধ্যমে ক্রেডিট কার্ড পেমেন্ট প্রক্রিয়া করার প্রস্তাব দিন। যদি না হয়, জিজ্ঞাসা করুন আপনি কখন পেমেন্ট পাওয়ার আশা করতে পারেন। তারিখটি একটি নোট করুন এবং একটি বিলম্বিত অর্থপ্রদানের চিঠি অনুসরণ করুন৷
সংগ্রহের জন্য অতিরিক্ত পদক্ষেপ
যদি সম্মতি অনুযায়ী অর্থপ্রদান না পাওয়া যায়, তাহলে আপনাকে আপনার কোম্পানির প্রক্রিয়ার পরবর্তী ধাপে অ্যাকাউন্টটি বর্ধিত করতে হবে অপরাধী অ্যাকাউন্ট পরিচালনার জন্য।যদি বিলটি একটি বর্ধিত সময়ের জন্য অপরিশোধিত থেকে যায়, ভবিষ্যতে সংগ্রহের চিঠিগুলির স্বর আরও দৃঢ় হতে হবে, প্রয়োজনে শেষ পর্যন্ত একটি সংগ্রহ সংস্থার কাছে হস্তান্তর করা হবে। যদিও নিশ্চিতভাবে এমন পরিস্থিতিতে রয়েছে যার অধীনে চূড়ান্ত সংগ্রহের পদক্ষেপগুলি নেওয়া দরকার, যতক্ষণ না আপনি বিলম্বিত অর্থপ্রদানের সমাধান করার প্রতিটি সম্ভাব্য উপায় শেষ না করেন ততক্ষণ পর্যন্ত এটি করা যুক্তিযুক্ত নয়। যতক্ষণ না আপনি অ্যাকাউন্টটি সংগ্রহে পাঠাতে বা আইনি পদক্ষেপ নিতে প্রস্তুত না হন, ততক্ষণ পর্যন্ত এমন ব্যক্তি বা ব্যবসার সাথে অর্থপ্রদানের অনুরোধের চিঠিপত্রে উল্লেখ করবেন না যাদের অ্যাকাউন্টের বকেয়া আছে।
