লাভের জন্য ব্যবসার মত, অলাভজনক দাতব্য সংস্থার জন্য কর্মীদের প্রয়োজন হয় তাদের সংস্থা চালু রাখতে। যদিও তাদের প্রাথমিক উদ্দেশ্য হল নির্দিষ্ট জনসংখ্যার জন্য তহবিল এবং প্রোগ্রামিং প্রদান করা, দাতব্য সংস্থাগুলি তাদের কিছু তহবিল ব্যবহার করে তাদের অর্থ প্রদানের জন্য যা সমস্ত কিছু আইনি এবং সংগঠিত রাখে।
দাতব্য প্রশাসনিক ব্যয়ের প্রমিতকরণ
অলাভজনক শিল্পের মধ্যে প্রশাসনিক খরচগুলিকে সংস্থার আর্থিক স্বাস্থ্যের মানদণ্ড হিসাবে দেখার জন্য এটি একটি দীর্ঘস্থায়ী নিয়ম।ঐতিহাসিকভাবে, ম্যাজিক নম্বরটি ছিল 30 শতাংশের নিচে যেকোন খরচ এমন একটি দাতব্য সংস্থা যা অন্ততপক্ষে আর্থিক দায়িত্ব বজায় রাখার চেষ্টা করে। সাম্প্রতিক চিন্তাধারাগুলি পরামর্শ দিয়েছে যে সবচেয়ে সফল দাতব্য সংস্থাগুলিকে শুধুমাত্র তাদের প্রশাসনিক খরচ দ্বারা বিচার করা যায় না, তবে তাদের কার্যকারিতা এবং প্রভাব দ্বারাও মূল্যায়ন করা উচিত৷
প্রশাসনিক খরচের মধ্যে কী অন্তর্ভুক্ত আছে
একটি দাতব্য সংস্থা চালানোর খরচগুলিকে প্রশাসনিক খরচ বলা হয় বা কখনও কখনও ওভারহেড বলা হয়। এই খরচগুলি সংস্থার অস্তিত্বের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু দিয়ে গঠিত যা তহবিল সংগ্রহ, প্রোগ্রাম কার্যক্রম, বা সদস্যতা কার্যক্রমের বিভাগে পড়ে না।
প্রশাসনিক, বা ব্যবস্থাপনা, খরচ সাধারণত অন্তর্ভুক্ত করে:
- মানব সম্পদ এবং অ্যাকাউন্টিং স্টাফ
- পরিচালক এবং কর্মচারী বেতনের অংশ
- অবকাঠামো এবং অপারেশনের জন্য নিবেদিত তথ্য প্রযুক্তি
- বার্ষিক প্রতিবেদনের উৎপাদন
- অফিস সাপ্লাই
- বিল্ডিং ইউটিলিটি
- আইনি সেবা
- পরিচালক বোর্ডের খরচ
সংস্থার ধরন অনুসারে খরচের তারতম্য
বিভিন্ন ধরনের দাতব্য প্রতিষ্ঠানের জন্য বিভিন্ন পরিমাণে ওভারহেডের প্রয়োজন হয়, তাই প্রতিটি দাতব্য প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি সার্বজনীন শতাংশের পরিবর্তে তাদের ক্ষেত্রের মানকে লক্ষ্য করা উচিত। চ্যারিটি নেভিগেটর দাতব্য ধরনের দ্বারা বিভক্ত আদর্শ প্রতিষ্ঠানের আর্থিক সম্পূর্ণ ভাঙ্গন অফার করে। সাধারণভাবে, 15 শতাংশের নিচে প্রশাসনিক খরচ সর্বোত্তম বলে বিবেচিত হয়, তবে বৈচিত্র রয়েছে, যেমন:
- জাদুঘরগুলি 17.5 শতাংশ পর্যন্ত বেশি খরচের নিশ্চয়তা দেয়।
- খাদ্য প্যান্ট্রি/ব্যাঙ্ক এবং মানবিক সরবরাহের দাতব্য সংস্থাগুলির খরচের সীমা তিন শতাংশের কাছাকাছি থাকা উচিত।
- অনুদান প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানের খরচ সাড়ে সাত শতাংশের বেশি দেখা উচিত নয়।
বরাদ্দ
প্রতিটি সংস্থা প্রশাসনিক খরচের জন্য নির্বাহী এবং কর্মচারীদের বেতনের অংশ বরাদ্দ করে। প্রোগ্রাম পরিষেবা বা তহবিল সংগ্রহের পরিবর্তে যে কোনও সময় একজন কর্মচারী প্রশাসনিক দায়িত্ব পালনে ব্যয় করে, প্রশাসনিক খরচ বিভাগে বরাদ্দ করা হয়। মানব সম্পদ এবং অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের বাদ দিয়ে, বেশিরভাগ দাতব্য কর্মচারীদের বেতন সম্পূর্ণরূপে প্রশাসনিক খরচের জন্য দায়ী করা যায় না।
প্রোগ্রাম বিচ্ছেদ
গবেষণা এবং শিক্ষার মতো একাধিক প্রোগ্রাম বিভাগ সহ প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগের জন্য আলাদা প্রশাসনিক খরচ করা উচিত। এটি প্রতিটি প্রোগ্রামে বিশেষভাবে কী ব্যয় করা হচ্ছে তার একটি সঠিক চেহারা দেয়৷
দাতাদের পছন্দ
দাতারা প্রায়ই অনুরোধ করেছেন যে তাদের নগদ অনুদান সরাসরি একটি প্রোগ্রাম বাস্তবায়নে চলে যায়। হার্ভার্ড বিজনেস স্কুলের গবেষণায়, গবেষকরা দেখেছেন যে লোকেরা এমন একটি দাতব্য প্রতিষ্ঠানে দান করার সম্ভাবনা প্রায় তিনগুণ বেশি যা তারা জানে যে এর প্রশাসনিক খরচ একজন ব্যক্তিগত দাতা দ্বারা কভার করা হয় যেখানে তাদের অবদান ওভারহেড খরচের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।দাতাদের মনে রাখা উচিত যে সমস্ত সংস্থায় প্রশাসনিক খরচ বিদ্যমান এবং কিছু অনুদান সীমাবদ্ধতা ছাড়াই দেওয়া উচিত যাতে সংস্থাগুলি প্রয়োজনীয় চেক স্থাপন করতে পারে।
প্রশাসনিক ব্যয়ের সুবিধা এবং অসুবিধা
ব্যয় সম্পর্কে বিভিন্ন ধরনের সিদ্ধান্তে পৌঁছানো যেতে পারে, কিন্তু প্রশাসনিক খরচগুলিকে অন্যান্য আর্থিক বেঞ্চমার্কের সাথে পরিপ্রেক্ষিতে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। সামগ্রিকভাবে আর্থিক দেখুন এবং ম্যানেজমেন্ট টিমকে প্রচুর প্রশ্ন করুন।
কম খরচ
নিম্ন প্রশাসনিক খরচের অর্থ হতে পারে সংস্থাটি খুব ক্ষীণভাবে কাজ করছে এবং ক্রমাগত নিশ্চিত করছে যে অতিরিক্ত বাজেটের বাইরে খোদাই করা হয়েছে৷ এর অর্থ হতে পারে যে সংস্থাটি অন্যান্য সংস্থার কাছে প্রকৃত প্রোগ্রাম বাস্তবায়ন আউটসোর্স করে এবং সামান্য ওভারহেড আছে। তারপরও আরেকটি অনুমান হল সংস্থাটি প্রয়োজনের তুলনায় কম কর্মী নিয়ে চলছে বা কম প্রশিক্ষিত এবং কম যোগ্য কর্মীদের দিয়ে কাজ করছে৷
উচ্চ খরচ
উচ্চ প্রশাসনিক খরচের অর্থ হতে পারে একটি সংস্থায় পর্যাপ্ত তত্ত্বাবধান নেই। স্টাফ ডিউটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত নাও হতে পারে বা একই কাজ করে একাধিক কর্মী থাকতে পারে। এর অর্থ এই হতে পারে যে প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপগুলি রাজ্য এবং ফেডারেল আইনের সাথে সাথে অলাভজনক ওয়াচডগ সংস্থাগুলির দ্বারা প্রদত্ত সুপারিশগুলি মেনে চলছে তা নিশ্চিত করার জন্য সংস্থাটির জায়গায় চেক এবং ব্যালেন্স রয়েছে৷ চরম ক্ষেত্রে এই খরচগুলি জালিয়াতি বা অযাচিত খরচ নির্দেশ করতে পারে৷
অগ্রাধিকার এবং প্রতিশ্রুতি
একটি দাতব্য প্রতিষ্ঠানের সাফল্যকে কেবলমাত্র সর্বনিম্ন প্রশাসনিক এবং ওভারহেড খরচের দ্বারা পরিমাপ করা উচিত নয়৷ একটি অলাভজনক সংস্থা তৈরি করার সময় বা দান করার জন্য একটি বেছে নেওয়ার সময়, তাদের খরচ এবং তাদের পরিমাপযোগ্য প্রভাব বিবেচনা করুন। একটি মহান দাতব্য সংস্থা তাদের অগ্রাধিকার এবং প্রতিশ্রুতিগুলিকে তাদের উদ্দেশ্যকে সাহায্য করার প্রচেষ্টাকে কেন্দ্র করে রাখে৷
