প্রতিটি ব্যবসা বন্ধের পরিস্থিতির বিভিন্ন বিবরণ রয়েছে। ব্যবসার ধরন নির্দেশ করে যে ব্যবসাটি ভালোভাবে বন্ধ হওয়ার আগে আপনাকে, আপনার গ্রাহকদের বা সরবরাহকারীদের কী পদক্ষেপ নিতে হবে। আপনার প্রয়োজন মেটাতে একটি কাস্টমাইজড চিঠি তৈরি করতে, একটি নমুনা চিঠি দিয়ে শুরু করুন এবং আপনার নির্দিষ্ট পরিস্থিতির বিশদ বিবরণ প্রতিফলিত করার জন্য শব্দগুলিকে মানিয়ে নিন।
ব্যবসা ক্লোজিং লেটার টেমপ্লেট
আপনি যদি একটি ব্যবসা বন্ধ করার প্রক্রিয়া পরিচালনা করেন, তাহলে আপনার গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের কাছে চিঠি পাঠানো আপনার পক্ষে উপযুক্ত হতে পারে।এই শ্রোতাদের জন্য নমুনা চিঠি এখানে প্রদান করা হয়. আপনি সংশ্লিষ্ট ছবিতে ক্লিক করে প্রতিটি টেমপ্লেট অ্যাক্সেস করতে পারেন। প্রতিটি টেমপ্লেট একটি কাস্টমাইজযোগ্য পিডিএফ ডকুমেন্ট যা প্রয়োজন অনুসারে সংরক্ষণ এবং মুদ্রণ করা যেতে পারে। নথির সাথে কাজ করতে সহায়তার জন্য মুদ্রণযোগ্য এই নির্দেশিকাটি দেখুন৷
গ্রাহক বিজ্ঞপ্তি
এই টেমপ্লেটটি গ্রাহকদের কাছে পাঠানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যাতে তারা জানায় যে একটি কোম্পানি বন্ধ হচ্ছে। এই ধরনের চিঠি পাঠানো বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি গ্রাহকদের আপনার অবস্থান থেকে আইটেম নিতে হয় বা ব্যবসা বন্ধ করার আগে অন্য কোনো ধরনের পদক্ষেপ নিতে হয়।
সরবরাহকারী বিজ্ঞপ্তি
সাপ্লায়ারদেরকে অবহিত করতে এই চিঠিটি ব্যবহার করুন যে আপনার সংস্থার কার্যক্রম বন্ধ করা হবে, চূড়ান্ত অ্যাকাউন্ট চালান, অর্থপ্রদান এবং কোনও বকেয়া বিষয়ের সমাধানের জন্য পর্যাপ্ত নোটিশ প্রদান করতে ভুলবেন না।
ব্যবসা বন্ধ করার চিঠি লেখার কারণ
আপনি একবার আপনার ব্যবসা বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নিলে, আপনার দরজায় শুধু একটি 'বন্ধ' চিহ্ন ঝুলিয়ে রাখা বাঞ্ছনীয় নয়। একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির মাধ্যমে আপনার গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের কাছে বন্ধ ঘোষণা করা ভাল। তারা আপনার ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপে আপনার পণ্য এবং পরিষেবাগুলি ক্রয় করে এবং সরবরাহকারীদের ক্ষেত্রে, আপনাকে পণ্য এবং পরিষেবা প্রদান করে যা আপনার ব্যবসায় সহায়ক ছিল। আপনার গ্রাহক পরিষেবার একটি চূড়ান্ত কাজ হিসাবে, আপনাকে তাদের অগ্রিম সতর্কতা দিতে হবে যে আপনার ব্যবসা আর উপলব্ধ থাকবে না।
ব্যবসা বন্ধ করার চিঠিটি আপনার বর্তমান ব্যবসায়িক সম্পর্কের একটি পেশাদার সমাপ্তি তৈরি করার এবং আপনার গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের দ্বারা নেওয়া প্রয়োজন এমন কোনো পদক্ষেপ ব্যাখ্যা করার একটি চমৎকার উপায়। এই ধরনের চিঠি পাঠানো আপনার প্রতিষ্ঠান যাদের সাথে ব্যবসা পরিচালনা করেছে তাদের সাথে যোগাযোগ করার এবং তাদের সাথে থাকার জন্য একটি ভাল বিশ্বাসের প্রচেষ্টা দেখায়।এটি বন্ধ করার আগে সমস্ত বিষয় পরিচালনা করা নিশ্চিত করতেও সাহায্য করতে পারে, যা রাস্তার নিচে সম্ভাব্য আইনি সমস্যাগুলিকে প্রতিরোধ করতে সাহায্য করতে পারে৷
বন্ধ বিজ্ঞপ্তির সময়
আপনাকে কখন একটি ব্যবসা বন্ধ করার চিঠি মেল করতে হবে সে সম্পর্কে কোনও কঠিন এবং দ্রুত নিয়ম নেই৷ প্রকৃত মেল তারিখটি বিভিন্ন বিষয়ের উপর নির্ভর করবে।
গ্রাহক
আপনি চান আপনার বিশেষ গ্রাহকরা আপনার কাছ থেকে আপনার ব্যবসা বন্ধ হওয়ার কথা শুনুক, গুজবের মাধ্যমে নয় বা কোনো আগাম নোটিশ ছাড়াই বন্ধ দরজা আবিষ্কার করবে না। নোটিশ দেওয়া আপনার গ্রাহকদের আরও শক্তিশালী করে যে আপনি মনে করেন যে তারা বিশেষ এবং তাদের আপনার সাথে যেকোনো প্রয়োজনীয় চূড়ান্ত ব্যবসায়িক লেনদেন করার সুযোগ দেয়।
সাধারণত, বন্ধের তারিখের অন্তত ৩০ দিন আগে একটি সমাপনী বিজ্ঞপ্তি চিঠি পাঠানোর বা তাদের মাসিক বিলে চিঠির একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করার কথা বিবেচনা করুন। একটি পরিষেবা ব্যবসা যেমন একটি ড্রাই ক্লিনার বা মেরামতের দোকানকে গ্রাহকদের কাছে আসতে এবং তাদের জিনিসপত্র নিতে যথেষ্ট সময় দিতে হবে।একটি খুচরা ব্যবসা সম্ভবত তাদের ইনভেন্টরি কমাতে বিক্রয়ের জন্য প্রচুর সময় দিতে চাইবে, বিক্রয় শুরু হওয়ার আগে ব্যবসা বন্ধের চিঠি প্রকাশ করা হবে।
সরবরাহকারী
আপনার অপারেশনের চূড়ান্ত তারিখের কমপক্ষে 60 দিন আগে সরবরাহকারীদের আপনার উদ্দেশ্য সম্পর্কে অবহিত করা সাধারণত ভাল। এটি অ্যাকাউন্টগুলি নিষ্পত্তি এবং বন্ধ করার জন্য যথেষ্ট সময় দেবে৷
ভবিষ্যৎ পরিকল্পনার জন্য বিশেষ বিবেচনা
আপনি যদি একটি ব্যবসা বিক্রি করেন এবং তার সাথে সাথে একটি সম্পর্কিত নতুন ব্যবসা খোলার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনি উভয়ের মধ্যে সময়ের পরিমাণ কমিয়ে আনতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার হাউসকিপিং ফ্র্যাঞ্চাইজি বিক্রি করেন এবং আপনার নিজস্ব হাউসকিপিং পরিষেবা খুলতে থাকেন তবে বন্ধের তারিখের ঠিক আগে পর্যন্ত ব্যবসা বন্ধের চিঠি পাঠানো বন্ধ রাখার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন৷
আপনার চিঠিতে কি যোগাযোগ করবেন
একটি ব্যবসা বন্ধ করার চিঠির মূল লক্ষ্য হল ব্যবসা বন্ধের বিশদ বিবরণ স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা এবং পাঠককে তাদের ব্যবসা বা পরিষেবার জন্য আন্তরিকভাবে ধন্যবাদ জানানো। এই অক্ষর কার্যকর হতে দীর্ঘ হতে হবে না. চিঠিটি হওয়া উচিত:
- পাঠককে জানান যেদিন ব্যবসা বন্ধ হবে
- পাঠককে তাদের যা কিছু করতে হবে তা জানান (যেমন তাদের ড্রাই ক্লিনিং নেওয়া, তাদের বকেয়া বিল পরিশোধ করা, বা ব্যবসায়িক বিক্রয়ের বাইরে যাওয়ার জন্য আসা)
- পাঠককে তাদের প্রশ্নগুলি কোথায় নির্দেশ করতে হবে তা বলুন
- গ্রাহক বা সরবরাহকারীকে তাদের ব্যবসার জন্য ধন্যবাদ
ব্যবসা বন্ধের কারণ চিঠিতে দিতে হবে না। যদি কারণটি সুসংবাদ হয়, যেমন মালিকের অবসর গ্রহণ, আপনি চিঠিতে কারণটি অন্তর্ভুক্ত করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। অন্যথায়, পাঠকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে চিঠিটি মনোযোগ দেওয়া ভাল, যেমন তাদের কী করতে হবে এবং কখন।
সম্পর্ক বজায় রাখুন
একটি ব্যবসায়িক সম্পর্ককে ইতিবাচক নোটে ছেড়ে দেওয়া সর্বদা পছন্দনীয়। এমনকি যদি আপনি আবার কোনো ব্যক্তির সাথে দেখা বা কাজ করার পরিকল্পনা না করেন তবে ব্যবসা বন্ধের চিঠিতে সহায়ক, ইতিবাচক এবং আন্তরিক হওয়া ভাল।আপনার পেশাদারিত্ব ব্যবসাটি বন্ধ করা সহজ করে তুলবে এবং আপনার ভবিষ্যতের ব্যবসায়িক পরিকল্পনা যদি আপনাকে ভবিষ্যতে এই একই ব্যক্তিদের সাথে কাজ করার জন্য নেতৃত্ব দেয় তবে এটি আপনাকে একটি প্রধান সূচনা দিতে পারে৷
