যদি আপনার সংস্থা কোনো ধরনের তহবিল পায়, তাহলে ধন্যবাদ পত্রের সাথে অনুসরণ করা আবশ্যক। ধন্যবাদ পত্র পাঠানোর মাধ্যমে দাতাদের সাথে সম্পর্ক জোরদার করা শুধুমাত্র ভবিষ্যতের তহবিলকে সুরক্ষিত করতে সাহায্য করবে না বরং দাতাকে জানার একটি উপায় দেবে যে আপনি তাদের সমর্থনের প্রশংসা করেন। চিঠিগুলি উপহারের রেকর্ড হিসাবেও কাজ করে এবং প্রায়শই ট্যাক্সের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।
মুদ্রণযোগ্য দান ধন্যবাদ চিঠিগুলি
অনেক প্রতিষ্ঠান সারা বছর ধরে তাদের বিভিন্ন প্রচেষ্টার জন্য অনুদান পায়। অনুদানের চিঠির জন্য সংযুক্ত মুদ্রণযোগ্য ধন্যবাদ আপনার ডেস্কটপে সংরক্ষণ করা যেতে পারে বা প্রিন্ট আউট করে তারপর প্রয়োজন অনুসারে ব্যবহার করা যেতে পারে।আপনার নিজের প্রতিষ্ঠানের ধন্যবাদ পত্রগুলি প্রস্তুত করার সময় তারা একটি সহায়ক গাইড হিসাবে কাজ করতে পারে এবং যারা আপনার মিশনে সমর্থন করেছেন তাদের ধন্যবাদ জানাতে উপযোগী হবে। আপনার যদি চিঠিগুলি ডাউনলোড করতে সাহায্যের প্রয়োজন হয়, এই সহায়ক টিপসগুলি দেখুন৷
দাতা দান ধন্যবাদ পত্র
দানের সবচেয়ে মৌলিক এবং সম্ভবত সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ধরনের একটি ধন্যবাদ চিঠি হল আর্থিক অনুদানের জন্য ধন্যবাদ চিঠি। আপনি একটি দাতব্য অনুদান পাওয়ার সাথে সাথে আপনার আর্থিক অনুদানের চিঠির জন্য সংযুক্ত ধন্যবাদটি পাঠানো যেতে পারে। এটি মূলত দাতাকে তাদের অবদানের জন্য ধন্যবাদ জানায় এবং ভবিষ্যতে সংযোগের সুযোগের জন্য দরজা খোলা রাখে। এটি ট্যাক্স-উদ্দেশ্যেও ব্যবহার করা যেতে পারে এবং আপনার অবদানের জন্য একটি রেকর্ড হিসাবে কাজ করে৷
স্পন্সরশিপ ধন্যবাদ পত্র
অন্য একটি সাধারণ ধরনের অনুদান হল স্পনসরশিপ। অনেক ব্যবসা এবং ব্যক্তি একটি বিশেষ ইভেন্ট স্পনসর করার সিদ্ধান্ত নেয় এবং এটি করতে আর্থিকভাবে অবদান রাখে।আপনার স্পনসরশিপ চিঠির জন্য সংযুক্ত ধন্যবাদ যারা আপনার প্রতিষ্ঠানের ইভেন্ট স্পনসর করেছেন তাদের কাছে পাঠানো যেতে পারে। এই ধরনের চিঠিতে অনুদানের পরিমাণের সাথে সাথে স্পনসরশিপের বিনিময়ে যে কোন সুবিধা দেওয়া হয় যেমন স্পন্সর করা ইভেন্টের টিকিট বা স্বীকৃতির বিবরণ থাকে।
উপস্থিতি ধন্যবাদ পত্র
একটি বিশেষ ইভেন্ট অনুষ্ঠিত হওয়ার পরে, যারা ইভেন্টে যোগ দিয়েছেন তাদের প্রতিষ্ঠানগুলি ধন্যবাদ পত্র পাঠায়। একটি বিশেষ ইভেন্টে যোগদানের জন্য সংযুক্ত ধন্যবাদ চিঠিটি এমন কাউকে পাঠানো যেতে পারে যিনি একটি দাতব্য সুবিধায় যোগ দিয়েছেন এবং এটি করতে অর্থ প্রদান করেছেন। এই ধরনের চিঠিতে ইভেন্টের তারিখ এবং অনুদানের কোন অংশটি কর-ছাড়যোগ্য তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি ভবিষ্যতের কোনো ঘটনা উল্লেখ করতে পারে এবং ট্যাক্সের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।
ব্যবসায়িক অবদান ধন্যবাদ পত্র
আপনার উদ্দেশ্যে দান করে এমন কোনো ব্যবসাকে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। সংযুক্ত কর্পোরেট ধন্যবাদ চিঠিটি ব্যবসায়গুলিকে পাঠানো যেতে পারে যারা আপনার সংস্থায় অবদান পাঠিয়েছে। আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করার এবং অনুদানের একটি রেকর্ড প্রদান করার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত উপায়৷
বেসিক ধন্যবাদ পত্র অ্যানাটমি
আপনি যখন বিভিন্ন অনুদান চিঠির টেমপ্লেটগুলি দেখছেন, তখন মনে রাখবেন যে সমস্ত চিঠিতে একই মৌলিক তথ্য থাকা উচিত। মনে রাখতে কিছু পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত:
- আপনার কাজের সাথে একটি ব্যক্তিগত সংযোগ তৈরি করুন।
- দাতাকে দেখান কিভাবে তাদের তহবিল ব্যবহার করা হচ্ছে।
- আপনার মিশনের জন্য একটি দৃষ্টিভঙ্গি তৈরি করুন।
- আপনি কোথায় যাচ্ছেন তার একটি আভাস দিন।
আপনি যদি আপনার ধন্যবাদ পত্রটি একটি রসিদের সাথে একত্রিত করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি দাতব্য অনুদানের রসিদে উপস্থিত থাকা প্রয়োজন এমন সমস্ত তথ্যও অন্তর্ভুক্ত করেছেন।
সৃজনশীল অনুদান লেখার জন্য টিপস ধন্যবাদ চিঠি
অনুদানের জন্য ধন্যবাদ চিঠি আপনার প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য এবং চিঠি প্রাপকদের উপর নির্ভর করে আনুষ্ঠানিক এবং ব্যবসার মতো বা মজাদার এবং সৃজনশীল হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ক্যান্সার গবেষণা তহবিল সংগ্রহের জন্য কর্পোরেট স্পনসরদের ধন্যবাদ পাঠান, আপনি আরও আনুষ্ঠানিক যেতে চান। যাইহোক, যদি আপনি একটি যুব ক্রীড়া প্রোগ্রামের জন্য কর্পোরেট স্পনসরদের ধন্যবাদ পাঠান, আপনি তাদের একটু বেশি মজা করতে পারেন। আপনার ব্র্যান্ড এবং আপনার দর্শকদের জানুন, তারপর সিদ্ধান্ত নিন কোন ধরনের সৃজনশীলতা উপযুক্ত।
একটি মজার থিম ব্যবহার করুন
একটি মজাদার কর্পোরেট থিম ব্যবহার করা আপনার অনুদানের চিঠিটিকে আলাদা করে তুলতে সাহায্য করতে পারে কারণ এটি সুসংগত অনুভব করবে, আপনার অনন্য ইভেন্ট বা সংস্থার সাথে আবদ্ধ হবে এবং যারা অনেকগুলি সাধারণ চিঠি পেতে পারে তাদের কাছে স্মরণীয় হয়ে থাকবে৷আপনার প্রতিষ্ঠান বা ইভেন্টের সাথে মেলে এমন একটি থিম বেছে নিন যেমন পশুর আশ্রয়ের জন্য থাবা প্রিন্ট। একটি সমন্বিত এবং স্মরণীয় চেহারার জন্য থিমটিকে আপনার নকশা, বিন্যাস, ফন্ট, শব্দ, খাম এবং স্ট্যাম্পে (যদি সম্ভব হয়) অন্তর্ভুক্ত করুন৷
বেসিক সাদা কাগজের বাইরে যান
স্ট্যান্ডার্ড কপি পেপার এড়িয়ে যান এবং মজাদার কাগজ ডিজাইনের বিকল্পগুলির সাথে আপনার দানপত্রকে একটি অনন্য চেহারা দিন।
- আপনার লোগোতে পাওয়া কাগজের মতো একই রঙের কাগজ ব্যবহার করুন যাতে এটি সহজেই আপনার কাছ থেকে শনাক্ত হয়।
- আনুষ্ঠানিক উপায়ে ভিজ্যুয়াল আপিলের জন্য চিঠির পটভূমিতে একটি ওয়াটারমার্ক লোগো যোগ করুন।
- অক্ষরের চারপাশে একটি শীতল সীমানা তৈরি করুন যেমন ছোট হাতের ইমোজি যেমন থাম্বস আপ, তালি, এবং কৃতজ্ঞতার নীরব অঙ্গভঙ্গি হিসাবে আঙুল নির্দেশ করুন।
- আপনার চিঠির কাগজের সাথে বিপরীত রঙিন খাম বেছে নিন।
ডেলিভারির সাথে সৃজনশীল হন
আপনার ডেলিভারি মেসেজ হলে আপনার চিঠিকে চশমা হতে হবে না। অস্বাভাবিক বিতরণ পদ্ধতি বেছে নিয়ে চিঠির রসিদকে স্মরণীয় করে তুলুন।
- অরিগামির মতো কাগজ ভাঁজ করার কৌশলগুলি ব্যবহার করুন যাতে অক্ষরগুলিকে ব্যক্তিগতভাবে হস্তান্তর করার আগে সৃজনশীল আকারে ভাঁজ করা যায়।
- প্রতিটি চিঠি একটি গানের টেলিগ্রাম হিসাবে বিতরণ করুন।
- শিপিংয়ের আগে চিঠিগুলি পাতলা উপহার বাক্সে বা অন্য মজার পাত্রে রাখুন।
- একটি কোম্পানির চুম্বক, বিনামূল্যের কুপন, বা অন্যান্য ছোট, সাধারণ ফ্রিবি অন্তর্ভুক্ত করুন যা তারা চিঠিটি খুললেই বাদ পড়বে যাতে তারা আপনাকে সারা বছর মনে রাখতে পারে।
- অক্ষরটিকে একটি আমন্ত্রণমূলক উপহারের মতো দেখতে ফিতা দিয়ে সুরক্ষিত করুন।
প্রতিটি অক্ষর ব্যক্তিগতকৃত করুন
প্রতিটি প্রাপকের জন্য কাস্টম উপাদান যোগ করে আপনার চিঠিগুলি একটি ফর্ম ধন্যবাদ পত্রের চেয়ে ব্যক্তিগত মনে হয় তা নিশ্চিত করুন৷
- বিভিন্ন রঙের কলম দিয়ে প্রতিটি অক্ষরে স্বাক্ষর করুন।
- আপনার কোম্পানি বা ইভেন্টের সাথে যোগাযোগকারী প্রাপকের একটি ছবি যোগ করুন।
- প্রতিটি অক্ষর সম্পূর্ণরূপে হাতে লিখতে অন্য কর্মীদের সাথে একসাথে কাজ করুন।
ইতিবাচক দাতা সম্পর্ক গড়ে তুলুন
সঠিক ধন্যবাদ পত্রের মাধ্যমে, আপনি দাতাদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারেন যা বছরের পর বছর ধরে চলে। চিঠির প্রাপকরা দেখতে এবং শব্দের উপর ভিত্তি করে আপনার ধন্যবাদ কতটা আন্তরিক তা বলতে সক্ষম হবে, তাই তাদের সত্যিকারের চিন্তাশীল করার জন্য অনেক সময় এবং প্রচেষ্টা করুন৷
