আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি ইভেন্টের পরিকল্পনা করা চাপপূর্ণ এবং খুব সময়সাপেক্ষ। সুসংগঠিত হওয়া মানসিক চাপ কমাতে এবং আপনার সময় বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে। পরিকল্পনা করার সময় বিবেচনা করার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক হল আমন্ত্রণ। আমন্ত্রণটি আসন্ন ইভেন্টের লোকেদের অবহিত করবে এবং তাদের উপস্থিত থাকতে বলবে। প্রায়শই তারা প্রথমবার ইভেন্টের কথা শুনবে, তাই আমন্ত্রণপত্রে সমস্ত বিবরণ কভার করা গুরুত্বপূর্ণ৷
আমন্ত্রণের মৌলিক উপাদান
আমন্ত্রণে যে মৌলিক উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তা হল:
- ইভেন্ট হোস্ট করছে সংগঠন
- তারিখ
- সময়
- ভেন্যু
- RSVP যোগাযোগের তথ্য
- ইভেন্টে যোগদানের মূল্য
সময়মত আমন্ত্রণ পাঠানোও গুরুত্বপূর্ণ। এর মানে ইভেন্টের অন্তত ছয় থেকে আট সপ্তাহ আগে। এটি অতিথিদের প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং সেই অনুযায়ী পরিকল্পনা করার সময় দেয়৷
একজন তহবিল সংগ্রহকারীর জন্য আমন্ত্রণ লেখা
সঠিক শব্দ চয়ন করা আপনার তহবিল সংগ্রহকারীর জন্য সুর সেট করতে পারে এবং অতিথিদের ইভেন্টের আনুষ্ঠানিকতা এবং তাদের কী প্রত্যাশা করা উচিত তা অবহিত করতে পারে।
আমন্ত্রণের নির্দেশিকা
আমন্ত্রণটি লেখার সময় বিবেচনা করার জন্য কিছু নির্দেশিকা অন্তর্ভুক্ত:
- ইভেন্ট থেকে কারা উপকৃত হবে তা স্পষ্টভাবে বলতে ভুলবেন না।
- ইভেন্টের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন রাতের খাবার পরিবেশন করা হবে বা নগদ বার হবে কিনা।
- ইভেন্টের আনুষ্ঠানিকতা উল্লেখ করতে ভুলবেন না। অনুষ্ঠানটি যদি আনুষ্ঠানিক ব্যাপার হয়, তাহলে উল্লেখ করুন যে এটি কালো টাই যাতে অতিথিরা ড্রেস কোড সম্পর্কে সচেতন হন৷
- অতিথিদের কোন প্রশ্ন থাকলে সর্বদা যোগাযোগের তথ্য দিন।
- যদি ইভেন্টটি একটি অপরিচিত স্থানে হয়, তাহলে আমন্ত্রণপত্রে দিকনির্দেশ অন্তর্ভুক্ত করার কথা বিবেচনা করুন।
অন্যান্য বিবেচনা
আমন্ত্রণ লেখার সময় আরও কিছু বিষয় বিবেচনা করতে হবে:
- থিম:একটি থিম বেছে নিন এবং এটিকে আমন্ত্রণে অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইভেন্টটি একটি গল্ফ আউটিং হয়, আমন্ত্রণের জন্য একটি গল্ফ থিম ব্যবহার করুন৷
- RSVP: অতিথিদের ফেরত পাঠানোর জন্য সর্বদা একটি প্রতিক্রিয়া কার্ড অন্তর্ভুক্ত করুন। কার্ডে অতিথির নাম লেখার জায়গা থাকতে হবে এবং প্রয়োজনে অর্থপ্রদানের যে কোনো ধরনও থাকবে।
- অদ্বিতীয় হোন: আপনার ইভেন্টে অনন্য কিছু থাকলে, অতিথিদের আকর্ষণ করার জন্য আমন্ত্রণপত্রে তা তালিকাভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নীরব বা লাইভ নিলাম উল্লেখ করা যেতে পারে বা যদি বিশেষ বিনোদন থাকে।
নমুনা আমন্ত্রণ শব্দ
একটি তহবিল সংগ্রহকারীর জন্য আমন্ত্রণ জানানোর অফুরন্ত উপায় রয়েছে৷ আপনি আপনার নিজের আমন্ত্রণ লেখার জন্য একটি গাইড হিসাবে নিম্নলিখিত নমুনাগুলি ব্যবহার করতে পারেন:
নমুনা 1
বার্ষিক হাট মধ্যাহ্নভোজ
অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে দুপুরের খাবারের জন্য যোগ দিন
অবস্থানে
তারিখে এবং সময়ে
দুপুর 1:00 টায় দুপুরের খাবার পরিবেশন করা হবে। প্রশংসাসূচক ওয়াইন সঙ্গে
সেরা টুপির জন্য পুরস্কার দেওয়া হবে
ভ্যালেট পার্কিং
$50 অনুদান সংস্থা উপকৃত হবে
নমুনা 2
আপনাকে ইভেন্টের নামে আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে
তারিখ
অবস্থান
6:00 বিকাল ককটেল এবং Hors d'oeuvres
নগদ বার
7:30 অপরাহ্ণ রাতের খাবার
নীরব এবং লাইভ নিলাম
কালো টাই প্রশংসিত
ABC এর উপকারী
আপনার ইভেন্টে যোগ দিতে অতিথিদের প্রলুব্ধ করুন
মনে রাখবেন যে আমন্ত্রণটি প্রায়শই প্রথম জিনিস যা অতিথিরা তাদের আপনার ইভেন্ট সম্পর্কে সতর্ক করতে দেখেন৷ আমন্ত্রণটি সাবধানে বেছে নেওয়ার জন্য সময় নিতে ভুলবেন না এবং এটিকে একটি পরিষ্কার পদ্ধতিতে বলুন যা অতিথিদের কী আশা করতে হবে তার নির্দিষ্ট করে দেয়। একটি তহবিল সংগ্রহকারীর জন্য আমন্ত্রণগুলি তৈরি করার সময় সর্বদা আপনার ইভেন্টের জন্য আপনি যে টোনটি সেট করতে চান তা মনে রাখবেন এবং এটি আপনার শব্দে প্রতিফলিত হবে। আপনার তহবিল সংগ্রহের ইভেন্টে যোগ দিতে এবং আপনার উদ্দেশ্যকে সমর্থন করার জন্য অতিথিদের প্রলুব্ধ করতে আপনি যতটা সৃজনশীল হন।
