অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা (IRS) W-9 ফর্মটির শিরোনাম "করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর এবং শংসাপত্রের জন্য অনুরোধ।" এই IRS নথিটি নির্দিষ্ট করদাতাদের কাছ থেকে মৌলিক ট্যাক্স তথ্য সংগ্রহ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, যা ব্যক্তি বা ব্যবসা হতে পারে।
W-9 ফর্মের উদ্দেশ্য
প্রথম এবং সর্বাগ্রে, একটি W-9 একটি কোম্পানিকে করদাতাদের সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য প্রদান করে যাদের সাথে এটি ব্যবসা করে। এটি তাদের IRS-এ প্রদত্ত পরিষেবার জন্য করদাতাকে প্রদত্ত পরিমাণ রিপোর্ট করতে দেয়। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের নাগরিক এবং আবাসিক এলিয়েন ব্যক্তি, কর্পোরেশন, ট্রাস্ট এবং অন্যান্য ধরণের ব্যবসায়িক সংস্থা যাদের আয় থেকে ট্যাক্স আটকানো নেই তাদের অবশ্যই একটি W-9 পূরণ করতে হবে, যখন অনাবাসী এলিয়েন বা বিদেশী ব্যক্তিরা পরিবর্তে ফর্ম W-8 পূরণ করবে৷
যদি একজন করদাতা W-9 পূরণ না করেন এবং ফেরত না দেন বা একটি ভুল বা অসম্পূর্ণ করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর (TIN) প্রদান করেন, তাহলে করদাতাকে প্রদত্ত যেকোন তহবিল ব্যাকআপ উইথহোল্ডিংয়ের বিষয় হতে পারে। এই পরিস্থিতিতে, কোম্পানি করদাতার কারণে আয়ের 28% আটকে রাখবে এবং আটকানো অংশটি IRS-এ পাঠাবে। করদাতাকে সঠিকভাবে চিহ্নিত না করা হলেও যথাযথ কর প্রদান করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি ফেডারেল এজেন্সির উপায়।
W-9s কখন প্রয়োজন?
একটি ব্যবসার যেকোন ব্যক্তি বা কোম্পানির কাছ থেকে একটি W-9 পেতে হবে যার জন্য তাকে IRS-এর কাছে একটি তথ্য রিটার্ন ফাইল করতে হবে। উদাহরণ স্বরূপ, কোম্পানির নতুন ওয়েবসাইট ডিজাইন করার জন্য একটি স্বাধীন ঠিকাদার নিয়োগ করা একটি ব্যবসাকে সম্ভবত IRS-এর কাছে একটি 1099-MISC ফর্ম ফাইল করতে হবে যাতে তারা ওয়েব ডিজাইনারকে কত টাকা প্রদান করে তা জানাতে।
একটি সম্পূর্ণ 1099-MISC ফাইল করার জন্য, ব্যবসার ঠিকাদারের শনাক্তকরণ তথ্য প্রয়োজন - নাম, টিআইএন, ঠিকানা এবং আরও অনেক কিছু।সেই তথ্য পেতে ব্যবসার ঠিকাদার থেকে একটি W-9 ফর্ম সংগ্রহ করতে হবে। একইভাবে, ব্যবসাগুলি প্রায়শই কর্পোরেট বিক্রেতাদের কাছ থেকে W-9 ফর্মের জন্য অনুরোধ করে যাতে তাদের কাছে আইআরএসের প্রয়োজন অনুযায়ী তাদের ব্যবসায়িক খরচ রিপোর্ট করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে।
W-9 রেকর্ড ধরে রাখা
অধিকাংশ ট্যাক্স ডকুমেন্টের মতো, ব্যবসার সব W-9 ফর্মের কপি শেষ প্রাসঙ্গিক ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল করার পর অন্তত তিন বছরের জন্য রাখা উচিত (বা রিটার্নের নির্ধারিত তারিখ, যদি পরে)। উপরের উদাহরণে, যদি ব্যবসাটি 2017 সালে ওয়েব ডিজাইনারের সাথে চুক্তিবদ্ধ হয় এবং তিনি বছরের শেষ হওয়ার আগে তার কাজটি সম্পন্ন করেন, তাহলে ব্যবসার তার W-9 ফর্মটি কমপক্ষে 16 এপ্রিল, 2021 পর্যন্ত রাখা উচিত (ধরে নেওয়া হচ্ছে ব্যবসাটি 2017 সালে ফাইল করেছে) 15 এপ্রিল, 2018-এ ট্যাক্স রিটার্ন।
কীভাবে একটি W-9 ফর্ম পূরণ করবেন
আসল W-9 বেশ ছোট এবং তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য। এটি তিনটি প্রধান অংশ নিয়ে গঠিত: ব্যক্তিগত তথ্য, টিআইএন এবং সার্টিফিকেশন।
ব্যক্তিদের জন্য ব্যক্তিগত তথ্য বিভাগ
লাইন 1-এ, স্বতন্ত্র করদাতাদের অবশ্যই তাদের নাম প্রদান করতে হবে যেমনটি তাদের ট্যাক্স রিটার্নে প্রদর্শিত হয়। যদিও তারা প্রযুক্তিগতভাবে একটি ব্যবসায়িক সত্তা, একমাত্র মালিকদের অবশ্যই এই বিভাগে তাদের নিজস্ব আইনি নাম রাখতে হবে।
একক মালিকরা দ্বিতীয় লাইনে তাদের নাম পুনরাবৃত্তি করে, যা 'ব্যবসার নাম বা অবহেলিত সত্তার নাম' বলে। এখানে, তারা তাদের পুরো নাম এবং ডিবিএ অক্ষরগুলি স্থাপন করে, যার অর্থ হল 'ব্যবসা করার মতো', তারপরে ব্যবসার জন্য কাল্পনিক নাম, যদি থাকে। উদাহরণস্বরূপ, যদি জন স্মিথ স্পিডি প্লাম্বিংয়ের একমাত্র মালিক হন, তাহলে তিনি জন স্মিথ হিসাবে প্রথম লাইন এবং জন স্মিথ ডিবিএ স্পিডি প্লাম্বিং হিসাবে দ্বিতীয় লাইনটি পূরণ করবেন।
এরপর, করদাতা নামের লাইনের নিচে অবস্থিত 'ব্যক্তি/একক মালিক' বক্সটি চেক করেন। করদাতাকে অবশ্যই তার মেইলিং ঠিকানা 5 এবং 6 লাইনে প্রদান করতে হবে। ক্লায়েন্টের তথ্য এই এলাকায় ফর্মের ডানদিকে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে, কিন্তু এর প্রয়োজন নেই।
ব্যবসার জন্য ব্যক্তিগত তথ্য বিভাগ
ব্যবসা বা অন্যান্য সত্ত্বাকে অবশ্যই তাদের আইনি নাম (ঠিক যেমনটি তাদের ট্যাক্স রিটার্নে প্রদর্শিত হয়) 1 লাইনে রাখতে হবে। যদি ব্যবসারও একটি ট্রেড নাম বা DBA থাকে তবে সেটি লাইন 2-এ যায়।
পরবর্তী, করদাতা বাক্সটি চেক করে নির্দেশ করে যে ব্যবসায়িক সত্তাকে তার আইনি কাঠামোর পরিপ্রেক্ষিতে কীভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে। সত্তাটি একটি C কর্পোরেশন, এস কর্পোরেশন, অংশীদারিত্ব, সীমিত দায় কোম্পানি (LLC), ইত্যাদি কিনা তা আপনাকে নির্দিষ্ট করতে হবে।
যদি ব্যবসাটি একক-সদস্যের LLC হয়, তাহলে 'LLC' বক্সের পরিবর্তে 'ব্যক্তি/একক মালিক' বক্সটি চেক করুন৷ এলএলসি যেগুলি ট্যাক্সের বিকল্প ফর্ম নির্বাচন করেছে (যেমন একটি এলএলসি যেটি একটি এস কর্পোরেশন হিসাবে কর দেওয়ার জন্য নির্বাচিত হয়েছে) তারা এলএলসি চেকবক্সের পাশের স্থানে ট্যাক্স শ্রেণীবিভাগ কোড লিখবে, ফর্মের নির্দেশ অনুসারে।
সত্তার প্রধান মেইলিং ঠিকানা অবশ্যই 5 এবং 6 লাইনে প্রদান করতে হবে। ক্লায়েন্টের ঠিকানাটি মেলিং ঠিকানা বিভাগের ডানদিকের স্থানেও যোগ করা যেতে পারে, কিন্তু প্রয়োজন নেই।
ছাড়
অধিকাংশ করদাতারা লাইন 4 এ ফাঁকা জায়গা ছেড়ে দেবেন। 4 লাইনের প্রথম স্থানটি নির্দেশ করে যে করদাতা ব্যাকআপ উইথহোল্ডিং থেকে অব্যাহতিপ্রাপ্ত। ব্যক্তি এবং একমাত্র মালিকরা প্রায় কখনই ব্যাকআপ উইথহোল্ডিং থেকে রেহাই পাবেন না, তবে কিছু পরিস্থিতিতে কর্পোরেশনগুলিকে ছাড় দেওয়া হয়। প্রাপক কোড এবং পরিস্থিতি W-9-এর তৃতীয় পৃষ্ঠায় তালিকাভুক্ত করা হয়েছে। আপনি যদি এই শর্তগুলির মধ্যে একটির জন্য যোগ্য হন, আপনি লাইন 4-এর জন্য প্রথম স্থানে উপযুক্ত কোড নম্বর রাখবেন।
4 লাইনের FATCA বিভাগটি শুধুমাত্র তখনই প্রযোজ্য হয় যদি আপনি একটি বিদেশী আর্থিক প্রতিষ্ঠানে W-9 জমা দেন এবং আপনি ফরেন অ্যাকাউন্ট ট্যাক্স কমপ্লায়েন্স অ্যাক্ট (FATCA) রিপোর্টিং থেকে অব্যাহতি পান। সেই পরিস্থিতিতে, আপনি যোগ্য কিনা তা দেখতে W-9 ফর্মের তৃতীয় পৃষ্ঠায় কোড এবং কারণগুলির তালিকা পর্যালোচনা করুন এবং FATCA স্পেসে উপযুক্ত কোড লেটার 4 লাইনে রাখুন।সন্দেহ হলে, ফর্মের অনুরোধকারী আর্থিক প্রতিষ্ঠানকে জিজ্ঞাসা করুন আপনার এই স্থানটি পূরণ করা উচিত কিনা।
অ্যাকাউন্ট নম্বর তথ্য
ব্যক্তিগত তথ্য বিভাগের শেষ লাইনটি 'অ্যাকাউন্ট নম্বর' বোঝায়। এখানে, করদাতা তাদের IRS-এর কাছে থাকা কোনো অ্যাকাউন্টের তালিকা করে ট্যাক্স ফেরত দিতে বা প্রত্যাশিত ট্যাক্স দায়বদ্ধতার জন্য প্রি-পেমেন্ট। এই তথ্য ঐচ্ছিক এবং সাধারণত ফাঁকা রাখা উচিত।
করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর (TIN)
করদাতা একজন ব্যক্তি, একমাত্র মালিক বা ব্যবসায়িক সত্তা নির্বিশেষে টিআইএন বিভাগটি অবশ্যই সম্পূর্ণ করতে হবে।
- ব্যক্তিরা তাদের সোশ্যাল সিকিউরিটি নম্বর ফর্মের ডানদিকে প্রদত্ত স্পেসে রাখে।
- একক মালিক এবং একক-সদস্য LLC তাদের সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর বা তাদের নিয়োগকর্তা সনাক্তকরণ নম্বর (EIN) ব্যবহার করতে পারে, যদিও IRS সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর পছন্দ করে।
- এমনকি যদি কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তি সত্তার জন্য দায়ী থাকে, অন্যান্য ধরনের ব্যবসায়িক সত্তা তাদের EIN প্রদত্ত স্থানগুলিতে রাখে।
শংসাপত্র বিভাগ
এই বিভাগে, করদাতা ফর্মটিতে স্বাক্ষর করে এবং প্রমাণ করে যে এতে থাকা তথ্য সত্য। প্রদানে ব্যর্থ হলে বা জেনেশুনে মিথ্যা তথ্য দাখিল করলে করদাতাকে জরিমানা করতে হবে।
W-9 সম্মতি
আপনি একজন স্বাধীন ঠিকাদার বা একজন ক্লায়েন্টকে পরিষেবা প্রদানকারী ব্যবসা বা আপনি যদি এমন একটি কোম্পানি হন যে ব্যক্তি বা ব্যবসায়িক সংস্থাকে পরিষেবা প্রদানের জন্য নিয়োগ করে, W-9 ফর্মগুলি ট্যাক্স সম্মতির জন্য গুরুত্বপূর্ণ। আপনার যদি বিশেষ পরিস্থিতি থাকে বা আপনি এই ফর্মটি পূরণ করতে বা অনুরোধ করতে চান কিনা তা নিশ্চিত না হলে একজন যোগ্যতাসম্পন্ন কর পেশাদারের কাছ থেকে পেশাদার পরামর্শ নিন।
