প্রতিটি অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের সাফল্যের জন্য কার্যকর স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগ বজায় রাখা অপরিহার্য। স্বেচ্ছাসেবকদের উজ্জীবিত রাখতে এবং তাদের কাজে নিযুক্ত রাখতে, তাদের সংগঠনের প্রয়োজনীয়তাগুলি কী তা জানাতে, তাদের প্রচেষ্টার জন্য প্রশংসা প্রকাশ করা এবং তাদের অবদানগুলি কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা তারা বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে দীর্ঘস্থায়ী সম্পর্ক গড়ে তোলার জন্য কার্যকর যোগাযোগ একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান।
আপনার ওয়েবসাইটে একটি স্বেচ্ছাসেবক বিভাগ যোগ করুন
আপনার ওয়েবসাইটে একটি স্বেচ্ছাসেবক-নির্দিষ্ট বিভাগ যোগ করা আপনার বর্তমান স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে যোগাযোগ করার এবং নতুনদের আকর্ষণ করার একটি দুর্দান্ত উপায়।আপনার গোষ্ঠীর ওয়েবসাইটে একটি স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগ কেন্দ্র স্থাপন এবং রক্ষণাবেক্ষণ করার মাধ্যমে, আপনি স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য সংগঠনের সাথে যা চলছে তার সাথে তাল মিলিয়ে চলা সহজ করে তুলবেন। স্বেচ্ছাসেবকদের কর্মরত (তাদের অনুমতি নিয়ে) দেখায় এমন ছবি বা ভিডিও দেখাতে ভুলবেন না। আপনি স্বেচ্ছাসেবকদের সুযোগ, আসন্ন কমিটির সভা এবং স্বেচ্ছাসেবকদের আগ্রহের অন্যান্য তথ্যের মতো জিনিসগুলিও প্রকাশ করতে পারেন। আপনার ওয়েবসাইট কতটা পরিশীলিত তার উপর নির্ভর করে, আপনি স্বেচ্ছাসেবকদের নথি আপলোড করতে, তাদের পরিষেবার সময়গুলি ট্র্যাক করতে বা প্রশিক্ষণের উপকরণগুলি দেখার জন্য একটি উপায় প্রদান করতে সক্ষম হতে পারেন৷
একটি সমীক্ষার মাধ্যমে স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে পরিচিত হন
একটি সমীক্ষা স্বেচ্ছাসেবকদের জানার জন্য এবং তারা কীভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে জড়িত হতে চায় তা আবিষ্কার করার জন্য একটি সহায়ক যোগাযোগের সরঞ্জাম। আপনার ওয়েবসাইটের স্বেচ্ছাসেবক বিভাগের মাধ্যমে একটি সমীক্ষা উপলব্ধ করার কথা বিবেচনা করুন বা এটিকে একটি ইমেল টেমপ্লেটে অন্তর্ভুক্ত করুন যা নতুন স্বেচ্ছাসেবকদের কাছে যায়। এটিতে কয়েকটি প্রশ্ন থাকা উচিত যা আপনাকে তারা কোন ধরণের স্বেচ্ছাসেবক কার্যকলাপে অংশগ্রহণ করতে চায় এবং তাদের কী দক্ষতা রয়েছে তা বোঝার অনুমতি দেবে।কাউকে ফলাফল পর্যালোচনা করতে বলুন, তারপর তাদের আগ্রহের সাথে মেলে এমন কমিটি বা প্রকল্প সম্পর্কে তথ্যের সাথে পৃথকভাবে পৌঁছান। এই তথ্যটি একটি স্বেচ্ছাসেবক ডাটাবেসে রাখুন যা ভবিষ্যতে নতুন প্রকল্পগুলি উপলব্ধ হওয়ার সাথে সাথে লোকেদের অবহিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে৷
সোশ্যাল মিডিয়ার মাধ্যমে স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে সংযোগ করুন
স্বেচ্ছাসেবক এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডার গোষ্ঠীর সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করার জন্য যোগাযোগের হাতিয়ার হিসাবে আপনার সংস্থার সোশ্যাল মিডিয়া উপস্থিতি ব্যবহার করুন৷ স্বেচ্ছাসেবকদের সংগঠনের সোশ্যাল মিডিয়া পৃষ্ঠাগুলি অনুসরণ করতে এবং অনুগ্রহ ফিরিয়ে দিতে উত্সাহিত করুন, যেমন টুইটার বা ইনস্টাগ্রামে তাদের অনুসরণ করে৷ গ্রুপের মিডিয়া কভারেজের লিঙ্ক সহ আপনার গ্রুপের স্বেচ্ছাসেবকদের অবদান হাইলাইট করে এমন ফটো এবং ক্যাপশন পোস্ট করুন। সংগঠনের পোস্টে মন্তব্য এবং/অথবা শেয়ার করে স্বেচ্ছাসেবকদের ইন্টারঅ্যাক্ট করতে উৎসাহিত করুন।সামাজিক পোস্টিং এর সাথে সমন্বয় বা সহায়তা করার জন্য একটি সোশ্যাল মিডিয়া কমিটি গঠন করে সংগঠনের সামগ্রিক যোগাযোগ প্রচেষ্টার সাথে স্বেচ্ছাসেবকদের সম্পৃক্ততা প্রচার করুন৷
একটি স্বেচ্ছাসেবক নিউজলেটার প্রকাশ করুন
অনেক অলাভজনক সংস্থা একটি মাসিক বা ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে স্বেচ্ছাসেবকদের পাশাপাশি দাতা, তহবিল সংস্থা, ভোক্তা রেফারেল উত্স এবং অন্যান্য গোষ্ঠীকে একটি নিউজলেটার পাঠায়৷ দাতব্য গোষ্ঠীর সাম্প্রতিক অর্জন, বর্তমান প্রকল্প এবং ভবিষ্যতের লক্ষ্য সম্পর্কে আগ্রহী পক্ষগুলিকে জানাতে একটি নিউজলেটার বিতরণ একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি অসামান্য স্বেচ্ছাসেবকদের অবদানকে স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য একটি দুর্দান্ত বাহনও সরবরাহ করে। আপনার স্বেচ্ছাসেবক এবং অন্যান্য আগ্রহী দল কারা তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে একটি নিউজলেটার প্রিন্ট এবং মেল করতে হতে পারে, অথবা আপনাকে একটি ইলেকট্রনিক নিউজলেটার দ্বারা আরও ভালভাবে পরিবেশন করা হতে পারে। স্টেকহোল্ডারদের তাদের পছন্দের ডেলিভারি বিকল্পে সদস্যতা নিতে আমন্ত্রণ জানানোর কথা বিবেচনা করুন।
একের পর এক ব্যক্তিগত যোগাযোগ বজায় রাখুন
যখন স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তোলার কথা আসে, তখন সেই ব্যক্তিদের সাথে ব্যক্তিগত যোগাযোগ করার কোন বিকল্প নেই যারা উদারভাবে তাদের সময় এবং প্রতিভা আপনার প্রতিষ্ঠানে দান করে।এটি পর্যায়ক্রমে স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে মুখোমুখি বৈঠকের সময়সূচী করার পরামর্শ দেওয়া হয় যারা চেয়ারের অবস্থানে থাকে বা যারা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে যা আপনার দাতব্য গোষ্ঠীকে তার মিশনটি সম্পাদন করতে দেয়। পর্যায়ক্রমে স্বেচ্ছাসেবকদের চেক ইন করার জন্য ডাকা একটি আনুষ্ঠানিক, ব্যক্তিগত আলোচনা বা ভিডিও কনফারেন্সের জন্য তাদের সময় আলাদা করতে না বলেই স্বতন্ত্র যোগাযোগ বজায় রাখার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে। নির্বাহী পরিচালক চ্যাটের সময়ও সেট আপ করতে পারেন যখন স্বেচ্ছাসেবকদের থামতে বা ব্যক্তিগত সংযোগের জন্য কল করতে উত্সাহিত করা হয়৷
কমিটির মিটিং এর মাধ্যমে সংযোগ করুন
স্বেচ্ছাসেবক কমিটির সভা সব ধরনের প্রকল্পের সাফল্যের জন্য অপরিহার্য হতে পারে। যখন একটি নতুন প্রকল্প শুরু হয়, তখন স্বেচ্ছাসেবীতে আগ্রহীদের সাথে একটি মিটিং করার পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে তাদের কাছে কি ধরনের ভূমিকা পাওয়া যায় এবং প্রত্যেকের জন্য কি ধরনের সময়ের প্রতিশ্রুতি প্রয়োজন সে সম্পর্কে আরও জানার সুযোগ থাকে। একবার একটি কমিটি গঠিত হলে, একটি বিশেষ প্রকল্পের জন্য হোক বা একটি চলমান ওয়ার্কগ্রুপের জন্য, প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করতে এবং কার্যকর স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য নিয়মিত মিটিংগুলি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।মিটিংয়ের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী স্থাপন করা ভাল, যেমন প্রতি মাসের তৃতীয় মঙ্গলবার, যাতে স্বেচ্ছাসেবকরা আগে থেকে পরিকল্পনা করতে সক্ষম হয়।
স্বেচ্ছাসেবকদের মতামত জানাতে বলুন
যোগাযোগ উভয় দিকে প্রবাহিত হওয়া প্রয়োজন। স্বেচ্ছাসেবকদের সংগঠন এবং এর নেতাদের সাথে তাদের চিন্তাভাবনা এবং ধারণাগুলি ভাগ করে নিতে উত্সাহিত করা ঠিক ততটাই গুরুত্বপূর্ণ যেমন এটি নিশ্চিত করা যে তথ্য স্বেচ্ছাসেবকদের কাছে প্রবাহিত হয়। স্বেচ্ছাসেবকদের মতামত প্রদান বা পরামর্শ শেয়ার করা সহজ করার অনেক উপায় আছে। যদি স্বেচ্ছাসেবকরা নিয়মিত অফিসে আসেন, একটি পরামর্শ বাক্স সেট আপ করুন। অথবা, একটি ফিডব্যাক@ ইমেল ঠিকানা সেট আপ করুন যেটি স্বেচ্ছাসেবীরা যে কোনো সময় ব্যবহার করতে পারে। মিটিং এজেন্ডাগুলিতে প্রতিক্রিয়া এবং পরামর্শগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য লোকেদের জন্য সময় আলাদা করার অভ্যাস করাও একটি ভাল ধারণা। এমনকি প্রতিক্রিয়া অন্বেষণ এবং আলোচনা করার জন্য আপনি পর্যায়ক্রমে ফোকাস গ্রুপ হোস্ট করতে চাইতে পারেন। যেটা গুরুত্বপূর্ণ তা হল স্বেচ্ছাসেবকদের পক্ষে প্রতিক্রিয়া প্রদান করা সহজ৷
স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য সামাজিক সমাবেশ হোস্ট
সামাজিক সমাবেশের মাধ্যমে স্বেচ্ছাসেবকদের একে অপরের সাথে সংযোগ করার সুযোগ প্রদান করুন যাতে সময় বা অর্থ দান করার অনুরোধ জড়িত থাকে না। আপনার অফিসে বা বোর্ড সদস্য বা কমিটির সভাপতির বাড়িতে পর্যায়ক্রমে একটি স্বেচ্ছাসেবক-শুধু মিক্সার হোস্ট করার কথা বিবেচনা করুন। একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে যারা স্বেচ্ছাসেবক করেছেন তাদের সবাইকে আমন্ত্রণ জানান। আপনার প্রতিষ্ঠানের বাজেটের উপর নির্ভর করে, আপনি জলখাবার সরবরাহ করতে পারেন, অথবা একটি পটলাকের পরিকল্পনা করা ভাল হতে পারে। চাবিকাঠি হল আপনার প্রতিষ্ঠানে আগ্রহ শেয়ার করা লোকেদের একে অপরকে জানার এবং বন্ড গঠন শুরু করার জন্য একটি উপায় প্রদান করা। সর্বোপরি, আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের সংগঠনের সাথে জড়িত থাকার সম্ভাবনা অনেক বেশি হবে যদি তাদের বন্ধুরাও জড়িত থাকে।
স্বেচ্ছাসেবক প্রচেষ্টাকে স্বীকৃতি দিন
নিশ্চিত করুন যে স্বেচ্ছাসেবকরা আপনার সংস্থাকে তার মিশন পূরণ করার অনুমতি দেওয়ার জন্য বা অন্যথায় গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলিকে সাহায্য করার জন্য পরিকল্পনা করে এমন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকার জন্য স্বীকৃত। নিশ্চিত করুন যে সংস্থার সর্বজনীন উল্লেখগুলি নির্বাহী পরিচালক বা অন্যান্য স্টাফ সদস্যদের উপর খুব বেশি ফোকাস করার পরিবর্তে স্বেচ্ছাসেবকদের স্বীকৃতি দেয়।উদাহরণস্বরূপ, যখন সংগঠনের জন্য প্রচার চাওয়া হয়, মিডিয়ার সদস্যদের বা ব্লগারদের সরাসরি কমিটির চেয়ার বা বোর্ডের সদস্যদের সাথে কর্মচারীদের সাক্ষাৎকার নিতে। প্রতিষ্ঠানের কার্যকলাপের ছবি প্রকাশ করার সময়, স্বেচ্ছাসেবকদের বৈশিষ্ট্যযুক্ত ছবিগুলি বেছে নিন। বিশেষ ইভেন্ট তহবিল সংগ্রহকারীদের প্রচার করার সময়, ঘোষণায় কমিটির সদস্যদের নাম তালিকাভুক্ত করার কথা বিবেচনা করুন।
আনুষ্ঠানিকভাবে স্বেচ্ছাসেবকদের প্রতি কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন
স্বীকৃতি গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু প্রশংসাও তাই। মুখোমুখি এবং আনুষ্ঠানিক ধন্যবাদ নোটের মাধ্যমে স্বেচ্ছাসেবকদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। বছরে অন্তত একবার একটি স্বেচ্ছাসেবক প্রশংসা অনুষ্ঠান হোস্ট করার কথা বিবেচনা করুন, যেমন একটি স্বেচ্ছাসেবক-শুধু মধ্যাহ্নভোজ বা স্বেচ্ছাসেবক প্রশংসা বক্তৃতা এবং পরিষেবা পুরষ্কার সহ অন্য একটি সমাবেশ। স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য ফলক বা অন্যান্য পুরস্কার প্রদান করুন যারা গ্রুপে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ অবদান রেখেছেন বা যারা দীর্ঘ সময়ের সমর্থক।প্রধান মাইলফলকগুলির জন্য বছরের পরিষেবা পুরষ্কারগুলি বিবেচনা করুন, সেইসাথে সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য প্রশংসার কাগজের শংসাপত্র৷
বিভিন্ন স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করুন
স্বেচ্ছাসেবকদের পরিষেবার উপর নির্ভর করে এমন যে কোনও সংস্থাকে অবশ্যই তাদের সময় এবং প্রতিভা ভাগ করে নেওয়া এবং সাহায্য করার জন্য নতুন লোক নিয়োগের জন্য নিযুক্ত এবং ধরে রাখতে পদক্ষেপ নিতে হবে। স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে কার্যকর যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য কোন বিকল্প নেই। যোগাযোগের বিভিন্ন সরঞ্জাম ব্যবহার করা আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রতি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ স্বেচ্ছাসেবকদের একটি শক্তিশালী দল তৈরি এবং নিযুক্ত করতে সহায়তা করবে। কার্যকর স্বেচ্ছাসেবক যোগাযোগের মাধ্যমে, আপনি এমন ব্যক্তিদের সাথে দৃঢ় সম্পর্ক গড়ে তুলতে সক্ষম হবেন যারা আপনার দাতব্য সত্তার সাথে অনেক বছর ধরে নিযুক্ত থাকার সম্ভাবনা রয়েছে৷
